ระบบบอกว่ารับไม่เกิน 2 MB แต่ PDF ของคุณ 9 MB แล้วจะทำอย่างไร
เว็บสมัครงาน ระบบยื่นวีซ่า สมัครเรียน ยื่นภาษีออนไลน์ (e-Filing) ระบบจัดซื้อจัดจ้าง (e-GP) ไปจนถึงการเคลมประกัน ล้วนจำกัดขนาด PDF ที่อัปโหลดได้ — ที่พบบ่อยคือ 100 KB สำหรับเอกสารขนาดเท่ารูปถ่าย 500 KB หรือ 1 MB สำหรับแบบฟอร์ม และ 2 MB หรือ 5 MB สำหรับชุดเอกสารสแกน เพดานพวกนี้ตั้งขึ้นมาแบบไม่มีเหตุผลนัก และข้อความแจ้งเตือนก็ไม่บอกอะไร วิธีแก้ขึ้นอยู่กับว่า อะไรทำให้ไฟล์ใหญ่ บทความนี้จึงเริ่มจากจุดนั้น แล้วค่อยให้สูตรทีละขั้นสำหรับแต่ละลิมิตที่พบบ่อย เครื่องมือทุกตัวที่กล่าวถึงทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณ เอกสารไม่ถูกอัปโหลดไปไหนระหว่างที่ย่อขนาด
ขั้นแรก: หาสาเหตุว่าทำไมไฟล์ใหญ่
เปิด PDF แล้วลองใช้เคอร์เซอร์ลากเลือกคำสักคำ แค่ทดสอบเท่านี้ก็บอกได้ว่าไฟล์ของคุณอยู่ในโลกไหนจากสองแบบนี้:
| สิ่งที่เกิดขึ้น | ข้างใน PDF มีอะไร | การบีบอัดช่วยได้แค่ไหน |
|---|---|---|
| ไฮไลต์ได้ทีละคำ | ข้อความจริงพร้อมฟอนต์ มีรูปเฉพาะตรงที่เป็นภาพ | หน้าที่เป็นข้อความเล็กอยู่แล้ว (ไม่กี่ KB) ขนาดมาจากรูปฝัง ฟอนต์ หรือเศษข้อมูลค้าง — จัดการตรงนั้น |
| เลือกอะไรไม่ได้เลย ทั้งหน้าเป็นรูปเดียว | ไฟล์สแกนหรือรูปถ่าย — ทุกหน้าคือรูป | ขนาด = พิกเซล × คุณภาพ ลดความละเอียดและคุณภาพ JPEG จะเล็กลง 5–20 เท่า |
สัญญา 20 หน้าที่ export จาก Word ปกติอยู่ที่ 200–600 KB แต่สัญญาฉบับเดียวกันถ้าสแกนสีที่ 300 dpi จะใหญ่ถึง 20–40 MB ถ้าไฟล์ของคุณใหญ่เกินกว่าที่จำนวนหน้าควรจะเป็น แสดงว่ามีอะไรบางอย่างข้างใน — รูปถ่าย หน้าลายเซ็นที่สแกนมา ฟอนต์ที่ฝังทั้งตระกูล หรือโลโก้ความละเอียดสูงที่หลงเหลืออยู่ — เป็นตัวการ และสูตรด้านล่างจะจัดการแต่ละกรณี
ตัวหลัก: บีบอัดแบบแปลงเป็นรูป (rasterize)
Compress PDF บนเว็บนี้จะเรนเดอร์ทุกหน้าใหม่เป็น JPEG ที่ความละเอียดและคุณภาพที่คุณเลือก แล้วประกอบเอกสารขึ้นใหม่จากรูปเหล่านั้น วิธีนี้ตรงไปตรงมาและคาดเดาผลได้: ขนาดผลลัพธ์แทบจะเท่ากับ จำนวนหน้า × (พิกเซลต่อหน้า × ตัวคูณคุณภาพ)คุณจึงปรับแค่สองปุ่มก็ให้ได้ขนาดตามเป้า
| ค่าที่ตั้ง | หน้า A4 ทั่วไป | หน้าตาเป็นอย่างไร | เหมาะกับ |
|---|---|---|---|
| 150 dpi · คุณภาพ 0.8 | 150–300 KB | คมบนจอ พิมพ์ได้สบาย | เอกสารทั่วไป ลิมิต 2–5 MB |
| 110 dpi · คุณภาพ 0.7 | 70–120 KB | อ่านได้ นุ่มลงเล็กน้อย | ลิมิต 1 MB สำหรับไฟล์ 5–10 หน้า |
| 96 dpi · คุณภาพ 0.6 | 40–70 KB | ดูบนจอเท่านั้น ตัวเล็กเริ่มเบลอ | ลิมิต 500 KB |
| 72 dpi · คุณภาพ 0.5 | 20–40 KB | ระดับภาพย่อ แต่ตัวหนังสือเนื้อหายังอ่านได้ | ลิมิต 100–200 KB สำหรับ 1–3 หน้า |
ข้อแลกเปลี่ยนคือข้อความจะกลายเป็นพิกเซล เลือกหรือค้นหาไม่ได้อีก ถ้าเอกสารแค่ต้องอ่านและเก็บเข้าแฟ้มก็ไม่มีปัญหา แต่ถ้าต้องยังค้นหาข้อความได้ ให้ใช้วิธีเชิงโครงสร้างในหัวข้อถัดไปก่อน แล้วค่อย rasterize เมื่อยังไม่พอจริง ๆ
วิธีเชิงโครงสร้างที่ยังคงข้อความเป็นข้อความ
- Compact PDF เขียนไฟล์ใหม่ ตัดอ็อบเจ็กต์ที่ไม่ได้ใช้ เวอร์ชันเก่าที่โปรแกรมแก้ไขทิ้งค้างไว้ และทรัพยากรที่ซ้ำกันออก ไฟล์ที่ถูกแก้หลายรอบมักเล็กลง 20–50% โดยหน้าตาไม่เปลี่ยนเลย ลองวิธีนี้ก่อน — ไม่มีอะไรเสีย
- Remove PDF Metadata ลบแพ็กเกจ XMP และภาพย่อที่ฝังอยู่ ปกติได้แค่ไม่กี่กิโลไบต์ แต่กับลิมิตเล็ก ๆ ทุกกิโลไบต์มีค่า
- Grayscale PDF ตัดสีออก ไฟล์สแกนเอกสารขาวดำมักเล็กลง 40–60% เมื่อเป็นโทนเทาที่ความละเอียดเท่าเดิม
- Extract Images from PDF ให้คุณเห็นว่ามีรูปอะไรฝังอยู่และขนาดเท่าไร โลโก้ 2,000 พิกเซลบนหน้าที่แสดงมันแค่ 100 พิกเซลคือความสิ้นเปลืองล้วน ๆ ย่อรูปด้วย Image Resizer แล้วประกอบหน้าใหม่ด้วย Image to PDF หรือยอมใช้วิธี rasterize แทน
- Split PDF หรือ Extract PDF Pages เมื่อแบบฟอร์มต้องการแค่บางหน้า อัปโหลดเฉพาะ 3 หน้าที่เกี่ยวข้องจากรายการเดินบัญชี 40 หน้า ทั้งเล็กกว่าและเป็นมิตรกับเจ้าหน้าที่ที่ตรวจมากกว่า
สูตรสำหรับลิมิตที่พบบ่อย
| ลิมิต | เอกสารที่มักเจอ | สูตร |
|---|---|---|
| 100 KB | บัตรประชาชน ใบรับรอง หรือหน้าลายเซ็น 1 หน้า | Extract หน้าเดียวนั้นออกมา → Grayscale ถ้าต้นฉบับขาวดำ → Compress ที่ 72–96 dpi คุณภาพ 0.5–0.6 ถ้าสแกนมีขอบขาวกว้าง ให้ตัดด้วย Crop PDF ก่อน เพราะขอบก็กินพิกเซล |
| 500 KB | แบบฟอร์มหรือจดหมาย 2–5 หน้า | Compact PDF → ถ้ายังเกิน Compress ที่ 96–110 dpi คุณภาพ 0.6–0.7 |
| 1 MB | ใบสมัคร 5–10 หน้า | Compact → Grayscale (ถ้าเป็นสแกน) → Compress ที่ 110 dpi คุณภาพ 0.7 |
| 2 MB | ชุดเอกสารสแกน 10–20 หน้า | Grayscale → Compress ที่ 120–150 dpi คุณภาพ 0.7–0.8 เช็กว่าตราประทับและตัวพิมพ์เล็กยังอ่านได้ |
| 5 MB | รายงานยาวที่มีรูปถ่าย | Compact ก่อน มักพอแล้ว ถ้าไม่พอ Compress ที่ 150 dpi คุณภาพ 0.8 — รูปยังดูได้ |
เริ่มจากขั้นที่เบาที่สุดก่อนแล้วค่อยไล่ลง หลังใช้แต่ละเครื่องมือ ให้ดูขนาดที่แสดงข้างปุ่มดาวน์โหลด พอต่ำกว่าลิมิตโดยเหลือเผื่อไว้นิดหน่อยก็หยุดได้เลย เพราะบางระบบวัดขนาดหลังจาก encode ใหม่เองอีกรอบ และปฏิเสธไฟล์ที่ขนาดเท่าเพดานพอดี
ตรวจผลลัพธ์ก่อนอัปโหลด
- เปิดไฟล์ผลลัพธ์แล้วซูม 100% ตัวพิมพ์เล็ก ตราประทับ วันที่ลายมือ และลายเซ็นต้องยังอ่านออก — นั่นคือสิ่งที่เจ้าหน้าที่มองหา
- นับจำนวนหน้า เครื่องมือบีบอัดไม่เคยทำหน้าหาย แต่ช่วงหน้าที่ใส่ผิดตอน Extract ทำได้
- ถ้าระบบต้องการข้อความที่ค้นหาได้ (ระบบภาษีและศาลบางแห่งต้องการ) อย่า rasterize ใช้แค่ Compact, ดึงหน้า และย่อรูปเท่านั้น
- เก็บต้นฉบับไว้ การบีบอัดเป็นทางเดียว ไฟล์ที่ rasterize แล้วย้อนกลับเป็นข้อความไม่ได้
เมื่อทำอย่างไรก็ไม่เล็กพอ
ไฟล์สแกน 300 หน้าไม่มีทางยัดลง 2 MB ด้วยคุณภาพที่อ่านได้ — นั่นคือราว 7 KB ต่อหน้า ต่ำกว่าที่หน้าที่อ่านออกต้องใช้ ในสถานการณ์นี้ทางเลือกที่ตรงไปตรงมาคือแบ่งเอกสารเป็นหลายไฟล์อัปโหลด (หลายระบบรับไฟล์แนบได้หลายไฟล์) ถามว่าระบบรับ ZIP ไหม (ZIP Create ย่อหน้าที่เป็น JPEG ได้ไม่มาก แต่บางระบบจำกัดต่อไฟล์ ไม่ใช่ต่อยอดรวม) หรือติดต่อหน่วยงานแล้วอธิบายไปตรง ๆ การอัปโหลดไฟล์ที่อ่านไม่ออกเพื่อให้ผ่านเพดานขนาด มักแค่ทำให้เรื่องล่าช้าตอนที่มีคนเปิดดูจริง