PDF ที่รวมไฟล์ไม่ได้ พิมพ์ไม่ได้ แก้ไขไม่ได้
คุณพยายามรวม statement ธนาคารเข้ากับเอกสารอีกสามไฟล์ แล้วเครื่องมือหยุดทำงาน คุณพยายามสั่งพิมพ์แบบฟอร์ม แต่ปุ่มพิมพ์เป็นสีเทา ทั้งที่ตอนเปิดไฟล์ก็เปิดได้ปกติ — ไม่เคยถูกถามรหัสผ่านเลย — จึงไม่รู้สึกว่าไฟล์นี้ถูกป้องกันอะไร แต่จริง ๆ มันถูกป้องกันอยู่ PDF หนึ่งไฟล์มีรหัสผ่านได้ 2 แบบที่ต่างกันโดยสิ้นเชิง และตัวที่ทำให้คุณติดปัญหามักเป็นตัวที่ไม่เคยมีใครบอก คู่มือนี้อธิบายความต่าง สิ่งที่ข้อจำกัดแต่ละแบบบังคับใช้จริง ๆ และสิ่งที่คุณทำได้และทำไม่ได้อย่างถูกต้อง
รหัสผ่าน 2 แบบที่ทำหน้าที่ต่างกันมาก
| User password (รหัสเปิดไฟล์) | Owner password (รหัสสิทธิ์การใช้งาน) | |
|---|---|---|
| ถูกถามเมื่อไหร่ | ตอนเปิดไฟล์ | ไม่ถามเลย — ไฟล์เปิดได้ตามปกติ |
| ทำอะไร | เข้ารหัสเนื้อหา ไม่มีรหัสก็อ่านอะไรไม่ได้เลย | ตั้งค่าสิทธิ์: ห้ามพิมพ์ ห้ามคัดลอก ห้ามแก้ไข |
| เวลาติดจะเป็นแบบไหน | มองไม่เห็นเอกสารเลย | ซอฟต์แวร์ปฏิเสธการกระทำบางอย่างอย่างสุภาพ |
| ความแข็งแรง | เข้ารหัสจริง — AES-128 หรือ AES-256 ในไฟล์สมัยใหม่ | เป็นแค่ค่าในไฟล์ที่ซอฟต์แวร์เลือกจะเคารพ |
| มักพบใน | statement ธนาคาร สลิปเงินเดือน ผลตรวจสุขภาพ | สัญญา รายงาน เอกสารเผยแพร่ ข้อสอบ |
จุดสำคัญคือ owner password ไม่ใช่การรักษาความปลอดภัยจริง ๆ เอกสารไม่ได้ถูกเข้ารหัสกันคุณ — ข้อจำกัดเป็นเพียง “คำขอ” ที่เขียนไว้ใน dictionary ของไฟล์ และโปรแกรมอ่าน PDF แต่ละตัวตัดสินใจเองว่าจะทำตามหรือไม่ Adobe ทำตาม เครื่องมือส่วนใหญ่ทำตาม นั่นคือธรรมเนียมปฏิบัติ ไม่ใช่กุญแจล็อก
ส่วน user password ตรงกันข้าม: เป็นการเข้ารหัสของจริง ถ้าไม่มีรหัส ข้อมูลทุกหน้าจะอ่านไม่ออก และไม่มีเครื่องมือใดทำอะไรกับมันได้เลย
ทำไมการเข้ารหัสถึงทำให้รวมไฟล์ไม่ได้
การรวมไฟล์คือการอ่าน page object ออกจากไฟล์ต้นทางแต่ละไฟล์แล้วเขียนลงเอกสารใหม่ เมื่อหน้าถูกเข้ารหัสอยู่ ก็ไม่มีอะไรให้อ่านจนกว่าจะถอดรหัสด้วยรหัสผ่าน นี่คือสาเหตุที่เครื่องมือรวมไฟล์รายงานว่าล้มเหลวแทนที่จะได้ผลลัพธ์บางส่วน — มันไม่เคยไปถึงขั้นเห็นหน้าใด ๆ เลย
การแยกไฟล์ บีบอัด หมุนหน้า ดึงข้อความ และทุกการทำงานอื่น ๆ ก็เป็นแบบเดียวกัน ลำดับการทำงานในทางปฏิบัติจึงเหมือนเดิมเสมอ: ถอดรหัสก่อนด้วยรหัสผ่านที่คุณมี ทำงานที่ต้องการ แล้วค่อยใส่การป้องกันกลับไปถ้าจำเป็น Unlock PDF ทำขั้นแรก — รับรหัสผ่านที่คุณรู้แล้วเขียนสำเนาที่ไม่เข้ารหัสออกมา — และ Protect PDF ทำขั้นสุดท้าย
รหัสผ่านมักอยู่ตรงไหน
เอกสารที่ส่งมาแบบเข้ารหัสแทบทั้งหมดใช้รหัสผ่านที่ผู้ส่งคิดว่าเดาได้ และมักบอกไว้ในอีเมลหรือ SMS ที่แนบมา ธรรมเนียมที่พบบ่อย:
- statement ธนาคารและบัตรเครดิต: วันเกิดในรูปแบบ
DDMMYYYYเลข 4 ตัวท้ายของบัญชี หรือเลขบัตรประชาชน - สลิปเงินเดือน: รหัสพนักงาน หรือคำนำหน้าตายตัวตามด้วยวันเกิด
- ประกันและผลตรวจสุขภาพ: เลขกรมธรรม์หรือเลขอ้างอิงผู้ป่วย
- บิลค่าน้ำค่าไฟและค่าบริการ: หมายเลขลูกค้าจากบิลกระดาษใบก่อน
ถ้าลองทั้งหมดแล้วไม่ได้ ทางเดียวคือติดต่อผู้ส่ง ไม่มีวิธีถูกต้องใดที่จะกู้ PDF ที่เข้ารหัสซึ่งไม่มีใครรู้รหัสผ่าน และนั่นเป็นความตั้งใจของระบบ — เอกสารที่เปิดได้โดยไม่ต้องใช้รหัสผ่านก็เท่ากับไม่ได้ถูกป้องกันเลย
แต่ละสถานการณ์ควรทำอย่างไร
- รู้รหัสผ่านอยู่แล้ว แต่ไม่อยากพิมพ์ทุกครั้ง ปลดล็อกครั้งเดียว เก็บสำเนาที่ไม่เข้ารหัสไว้ในที่ที่เหมาะสม และอย่าลืมว่าคุณเพิ่งถอดการป้องกันที่ทำให้ไฟล์นั้นปลอดภัยออกไป — สลิปเงินเดือนที่ไม่เข้ารหัสในโฟลเดอร์แชร์ของออฟฟิศ มีความเสี่ยงต่างจากฉบับที่เข้ารหัสอยู่
- คุณเป็นเจ้าของเอกสารและเคยตั้งข้อจำกัดไว้ แต่ตอนนี้ไม่ต้องการแล้ว ถอดออกแล้วตั้งการป้องกันใหม่เท่าที่จำเป็นจริง ๆ
- คนอื่นเป็นผู้ตั้งข้อจำกัด ข้อจำกัดนั้นสื่อถึงความต้องการของเขาว่าเอกสารควรถูกใช้อย่างไร ให้ขอสำเนาที่ไม่มีข้อจำกัดจากเขาโดยตรง การเลี่ยงข้อจำกัดจะทำได้หรือไม่ขึ้นอยู่กับประเภทเอกสารและกฎหมายในที่ที่คุณอยู่ ซึ่งไม่ใช่สิ่งที่เครื่องมือจะตัดสินแทนคุณได้
- คุณต้องการป้องกันเอกสารของตัวเอง ให้ใช้ user password เพื่อให้ไฟล์ถูกเข้ารหัสจริง เลือกรหัสผ่านที่สุ่มยากพอ และส่งรหัสผ่านผ่านช่องทางอื่นที่ไม่ใช่ช่องทางเดียวกับที่ส่งเอกสาร owner password เพียงอย่างเดียวไม่ได้ป้องกันอะไรเลย
เลือกรหัสผ่านที่คุ้มค่าจะตั้ง
การเข้ารหัส PDF แข็งแรงได้เท่ากับสิ่งที่ใช้สร้างกุญแจเท่านั้น ไฟล์สมัยใหม่ใช้ AES-256 ซึ่งไม่ใช่จุดอ่อน — จุดอ่อนคือรหัสผ่าน 6 ตัวอักษร ที่การ์ดจอทั่วไปลองได้หลายพันล้านครั้งต่อวินาที วันเกิดถูกเดาได้ทันที ให้ใช้วลีจากคำหลายคำที่ไม่เกี่ยวกัน หรือสตริงที่สร้างแบบสุ่ม และส่งรหัสผ่านทางข้อความแยกต่างหาก ไม่ใช่ในอีเมลเดียวกับไฟล์แนบ และถ้าผู้รับต้องใช้ไฟล์ระยะยาว ให้ยอมรับว่าเขาจะเก็บรหัสผ่านไว้ข้าง ๆ ไฟล์ สำหรับข้อมูลที่อ่อนไหวจริง ๆ รหัสผ่าน PDF เป็นทางเลือกที่อ่อนกว่าบริการแชร์ไฟล์แบบปลอดภัยที่ออกแบบมาเพื่อการนี้